¿Impacto Asana en mi trabajo? Recuerdo cuando los programadores teníamos que pasar bastante tiempo creando herramientas para hacer compatibles las tecnologías existentes, sigue siendo emocionante e interesante hacerlo cuando es por voluntad propia pero cuando esto consume tiempo y distrae de otras tareas pierde el encanto.
Peor aún te has preguntado ¿qué pasa cuando no hay alguien con las habilidades para desarrollar estas herramientas? el trabajo se puede hacer cada vez más rudimentario.
Es aquí donde la IA puede ayudarnos mucho con este tipo de tecnicismos, aquí te daremos un ejemplo de la vida real que podría ayudarte a ser más productivo a tí o a tú equipo.
Nuestro equipo de trabajo ha empezado a usar Asana desde hace unos años para organizar el trabajo, pero nuestro equipo forma parte de un grupo más grande de otros equipos que no lo hacen, estos equipos no usan Asana, por lo que los pendientes a veces están en hojas de google spreadsheet.
Esto hace que muchas veces de manera manual el trabajo tenga que postrarse como tareas de Asana 1 a 1.
hace unos meses me di cuenta que Asana puede recibir un archivo CSV y añadir las tareas de manera automática, claro ahora la dificultad es transformar mi hoja de calculo a este formato
Es ahí donde un programador crearía a una utilería que lo hiciera y facilita el trabajo a nuestro equipo, pero no hay uno que este sin suficiente carga laboral como para hacerlo, aparte de que esto nos requerirá tener un servidor para poder alojar la herramienta desarrollada, un dominio en internet, capacitación para usarla y mantenimiento por si falla.
Un artículo que leí me recordó que chat gpt podía trabajar con hojas de trabajo y darnos los formatos necesarios así que así fue como lo hicimos.
Tenemos la siguiente tabla
| Tarea | Descripción | Responsable | Fecha límite | Prioridad |
|---|---|---|---|---|
| Crear calendario de contenidos | Diseñar el calendario de publicaciones para redes sociales | josseliyn.meza@misionerosdigitales.com | 10 abril 2025 | Alta |
| Diseñar artes para redes sociales | Crear piezas gráficas para publicaciones semanales | brenda.martinez@misionerosdigitales.io | 12 abril 2025 | Media |
| Redactar boletín mensual | Escribir el boletín informativo para suscriptores | juan.rivera@misionerosdigitales.com | 15 abril 2025 | Alta |
| Publicar en Instagram y Facebook | Programar y publicar contenido según el calendario | brenda.martinez@misionerosdigitales.io | Recurrente | Media |
| Revisar métricas de campañas | Analizar resultados de campañas y proponer mejoras | juan.rivera@misionerosdigitales.com | 17 abril 2025 | Alta |
| Responder mensajes en redes sociales | Gestionar interacciones y comentarios | josseliyn.meza@misionerosdigitales.com | Diario | Media |
| Coordinar reunión de equipo | Agendar y preparar la reunión de planeación semanal | josseliyn.meza@misionerosdigitales.com | 8 abril 2025 | Alta |
| Editar video promocional | Cortar y subtitular el nuevo video para Instagram Reels | brenda.martinez@misionerosdigitales.io | 14 abril 2025 | Media |
| Revisar diseño de landing page | Dar feedback sobre el diseño antes de publicarlo | juan.rivera@misionerosdigitales.com | 11 abril 2025 | Baja |
Esta fue la tabla que le di a Chat GPT, solo porque tenía ese a la mano pero realmente casi cualquier idea debería de poder hacer esta tarea.
Este fue el promt que añadí después:
Tengo una lista de tareas con nombre, descripción, responsable, fecha de entrega y prioridad. ¿Puedes ayudarme a convertirla en un archivo CSV compatible con Asana para importar las tareas fácilmente?
y esta es la respuesta que recibí de la IA, el formato que verás es el famoso formato CSV:
Nombre de la tarea,Descripción,Responsable,Fecha de entrega,Prioridad
Crear calendario de contenidos,Diseñar el calendario de publicaciones para redes sociales,josseliyn.meza@misionerosdigitales.com,2025-04-10,Alta
Diseñar artes para redes sociales,Crear piezas gráficas para publicaciones semanales,brenda.martinez@misionerosdigitales.io,2025-04-12,Media
Redactar boletín mensual,Escribir el boletín informativo para suscriptores,juan.rivera@misionerosdigitales.com,2025-04-15,Alta
Publicar en Instagram y Facebook,Programar y publicar contenido según el calendario,brenda.martinez@misionerosdigitales.io,,Media
Revisar métricas de campañas,Analizar resultados de campañas y proponer mejoras,juan.rivera@misionerosdigitales.com,2025-04-17,Alta
Responder mensajes en redes sociales,Gestionar interacciones y comentarios,josseliyn.meza@misionerosdigitales.com,,Media
Coordinar reunión de equipo,Agendar y preparar la reunión de planeación semanal,josseliyn.meza@misionerosdigitales.com,2025-04-08,Alta
Editar video promocional,Cortar y subtitular el nuevo video para Instagram Reels,brenda.martinez@misionerosdigitales.io,2025-04-14,Media
Revisar diseño de landing page,Dar feedback sobre el diseño antes de publicarlo,juan.rivera@misionerosdigitales.com,2025-04-11,Baja
¡Imagina cuánto habría tardado de manera manual en pasar de la primer tabla que te presentamos a este formato!
y aquí son relativamente pocas tareas ¡imagina si fueran tantas como para un mes de trabajo o si fuéramos más personas en el equipo!
Ok pero ahora que hago con este formato, imaginemos que no lo se así que también le puedo pedir a la IA que me dé las instrucciones para subirlo a asana, para eso le doy este promt:
Dame las instrucciones desde cero para subir estos datos a Asana, crear el archivo CSV e importar en Asana, estoy usando una computadora windows
Instrucciones para crear tu archivo CSV desde Bloc de notas
- Abre el Bloc de notas en tu computadora.
- Pega exactamente este contenido:
Da clic en Archivo > Guardar como…
En el cuadro de diálogo:
- En «Nombre del archivo» escribe:
tareas_marketing.csv - En «Tipo» selecciona:
Todos los archivos (*.*) - En «Codificación» elige:
UTF-8 (esto es muy importante para evitar problemas con acentos o caracteres especiales).
Da clic en Guardar.
¿Genial no crees? pero ¿y si estoy usando mac? solo tendrías que avisar y también te daría las indicaciones para ese sistema.
Así de sencillo: las inteligencias artificiales pueden ser grandes aliadas para resolver problemas técnicos y potenciar tu ministerio.
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